Registro de jornada en Excel: plantilla y qué exige la ley

Qué tiene que incluir el registro de jornada

• El horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de cada persona, cada día (art. 34.9 ET). Si hay jornada partida, conviene anotar los dos tramos.
• La empresa lo organiza mediante convenio, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con la representación legal de los trabajadores.
• Se conserva durante cuatro años y queda a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
• Tiempo parcial: registro día a día, totalización mensual y entrega de una copia del resumen de horas junto con la nómina (art. 12.4.c ET).
• Horas extraordinarias: se registran día a día y se totalizan en el periodo de pago, con copia del resumen a la persona trabajadora (art. 35.5 ET).

No llevar el registro es una infracción grave según el art. 7.5 de la LISOS. La ley no exige un formato concreto (papel, Excel o aplicación), pero sí que sea fiable: que refleje la jornada real y que los datos no se puedan alterar después sin dejar constancia, que es lo que valora la Inspección.

Cómo llevar el registro en Excel sin complicarte

1. Una fila por persona y día: fecha, entrada, salida (y segundo tramo si hay partida), pausas que no cuentan como trabajo e incidencias.
2. Que las horas se calculen solas: horas del día, total del mes y diferencia con la jornada pactada.
3. A final de mes, una hoja por persona con sus días, sus horas ordinarias y extra y casillas de firma.
4. Imprime, firmad los dos y guarda el PDF o el papel. Bloquea o archiva los meses cerrados para no tocarlos.
5. Guarda copias fechadas fuera del ordenador de trabajo: tienes que poder enseñarlo durante cuatro años.

Excel o fichaje digital: lo que conviene saber (noviembre de 2026)

A noviembre de 2026 el Gobierno tramita un real decreto de registro horario digital que aún no está aprobado. Si entra en vigor tal como se ha anunciado, exigiría un registro digital, fiable y accesible a distancia por la Inspección, y una hoja de cálculo editable podría no bastar como sistema único. Mientras tanto, la norma vigente es el art. 34.9 ET, que no impone formato.

Nuestra recomendación honesta: si tienes un equipo pequeño en un solo local, una plantilla bien llevada y firmada cada mes cubre hoy el art. 34.9 ET a bajo coste. Si tienes teletrabajo, varios centros o mucha plantilla, o cuando se apruebe el decreto, valora una aplicación de fichaje. Consulta siempre con tu asesoría.

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